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Gestão Financeira dos Jobs

Um dos aspectos mais complicados, mais importantes e talvez mais difíceis de se controlar numa agência de promoção é o financeiro. Sistemas financeiros comuns costumam não suportar as particularidades de uma agência: alta granularidade, repasse, bonificação, patrocínio, itens pagos pelo cliente, contratação de inúmeros fornecedores para vários itens em vários momentos do job. O JobOne foi construído considerando-se estas realidades, com uma gestão cuidadosa e ao mesmo tempo flexível, adequando-se perfeitamente à realidade das agências.

Fluxo Financeiro no JobOne

Os itens das planilhas, que compõem as Estimativas, são aprovada e se tornam Orçamentos. Os Orçamentos são então utilizados para contratar-se fornecedores, e suas notas fiscais são recebidas numa operação de check-in. Todas estas operações vão liberando o Faturamento. As ordens de pagamento e de faturamento podem ser integradas com o seu sistema financeiro.


Ordens de Serviço

As Ordens de Serviço (OS) são o motor da elaboração do Job. Com as OS um profissional de Atendimento pode, por exemplo, solicitar para a área de Criação a elaboração de uma peça. Este pedido é aprovado e destinado a um executor, que o recebe em seu inbox. Acabe com o transtorno de dezenas de emails, arquivos de diversas versões, perdas de prazo. Com o JobOne o trabalho fica organizado, o que traz segurança e comodidade aos usuários. Veja algumas das principais características da OS do JobOne:

  • OS por Tipo ou Departamento (Criação, Produção, Finalização, etc. [sob medida]);
  • Fluxo de Trabalho ou workflow garantido por meio de listas de inbox;
  • Indicação dos Produtos confeccionados por OS, com possibilidade de se apontar horas (opcional);
  • Anexação de arquivos de referência e de arquivos resultantes da execução;
  • Histórico do passo a passo da OS

Fluxo das Ordens de Serviço

Fluxo de Documentos
Gestão de Documentos

Um dos problemas mais comuns em ambientes de agência é o relacionado ao controle de documentos: muitas cópias do mesmo arquivo dificultando o entendimento de qual é a versão válida; arquivos anexos em email, transitando de um lado para o outro, causando dúvidas e enganos; perda de tempo na procura por arquivos; arquivos nas máquinas dos usuários; falta de backup; entre outros.

O JobOne possui um mini Gestor Eletrônico de Documentos (GED) para o armazenamento e versionamento de documentos capaz de:

  • Tipificar documentos que são anexados a cada Job;
  • Criar documentos representando coleções de arquivos, tais como sessões de fotos;
  • Versionar e armazenar histórico das versões dos documentos;
  • Submeter documentos a fluxos ou workflows de aprovação, comentário ou ciência;
  • Organizar os documentos em um ou em vários servidores, viabilizando o backup;
  • Indexar os documentos anexados permitindo a busca indexada por quaisquer palavras.

Controle e Análise

Além dos controles de fluxo de trabalho que são implementados por meio das listas de tarefa e de inbox dos usuários, o JobOne possui diversos relatórios que propiciam o controle e análise sobre diversos assuntos referentes aos Jobs da Agência: relatórios de horas gastas em Jobs, com Clientes e Produtos; relatórios de faturamento, notas fiscais, de itens pagos pelos clientes, etc.

Em destaque, na figura ao lado, estão exemplificados 3 relatórios que permitem um entendimento sobre o retorno de um determinado Job e cada uma de suas estimativas:

  • O Resumo Financeiro do Job traz uma visão sobre a posição de faturamento, relacionando todas as estimativas do Job, fontes de receitas tais como patrocínios e receitas com bilheteria, e enumera as notas fiscais já faturadas, excelente para posicionar o cliente quanto ao andamento do faturamento;
  • A Rentabilidade do Job permite fazer uma avaliação dos custos do Job (inclusive apontamentos de horas) com relação às receitas obtidas, das mais diversas naturezas, por estimativa ou com relação ao Job como um todo.
  • A Margem de Contribuição permite verificar a Margem Operacional do Job, comparando receitas com Economias, Honorários e outras com o Total de Receitas do Job.
Fluxo de Controle Financeiro

Gestão da Elaboração e do Trabalho Colaborativo

O JobOne possui diversas ferramentas e dispositivos para viabilizar a elaboração do Job e incentivar o trabalho colaborativo entre seus usuários. A preocupação com a leveza, usabilidade e praticidade é uma constante, pois estes são aspectos chave para a aceitação do sistema pelos profissionais da agência.

Fluxo da Elaboração
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